Existen muchas razones para cambiar de administrador de fincas. Por ejemplo, pueden tener relación con la forma en que se comunica con los vecinios o el trato que reciben. Habitualmente se pudieran producir incumplimientos por parte de la Administración contratada, por ejemplo, por no ejecutar acuerdos adoptados en Juntas Generales, no atender avisos de averías, no poner los medios para reparar incidencias, no informar a los propietarios, no compartir documentación comunitaria, e incluso, que se reciban multas porque no ha cumplido en plazo con alguna obligación legal (licencias, inspecciones periódicas, etc.). Por supuesto, en casos extremos pudieran existir indicios de mala praxis o incluso de apropiación indebida de fondos. Esto último suele ir prececido por falta de transparencia.
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¿Por qué nos cuesta tanto cambiar de administrador de fincas en nuestra comunidad de vecinos?
Muchas veces, existen quejas constantes o descontento entre los vecinos que forman una comunidad de propietarios, porque el administrador que tienen no satisface adecuadamente las necesidades de la comunidad, demuestra poco interés, trata los problemas con superficialidad o incluso trabajos y gastos de dudosa utilidad. A pesar de estas circunstancias difíciles y de tener motivos para cambiar de administrador, no se atreven a pedirlo.
Pero ¿por qué puede ocurrir esto a pesar de haber un descontento generalizado?
¿Por qué no realizan un cambio de administrador de fincas?
Los motivos más habituales por los que muchas comunidades de propietarios no realizan un cambio de administrador de fincas suelen ser los siguientes:
- Uno de los motivos más habituales por los que muchas comunidades de vecinos no se atreven a efectuar el cambio del administrador de fincas es por el miedo a que el nuevo administrador sea peor que el que ya se tiene en la comunidad.
- Otra de las causas más preocupantes para realizar un cambio de administrador de fincas es el hecho de que el cambio provoque tiempos de vacío de actividad ya que si ocurriera esto, sería desfavorable para la comunidad implicada en el proceso.
- Por último, puede ocurrir que exista falta de consenso entre los vecinos lo que hace que el proceso se llegue a dilatar en el tiempo o hacer incluso imposible el quorum que se necesita para llevar a cabo el cambio.
IMPORTANTE:
En muchas ocasiones, puede haber quejas del Administrador, entre vecinos, pero luego éstos no saben cómo canalizar esas quejas para propiciar su debida atención, o, en caso contrario, el cambio de la Administración de la Finca. Por ejemplo, es recomendable que el vecino que tenga una queja la transmita por medio escrito tanto al Administrador como al Presidente de la Comunidad, de modo que exista constancia de la oportunidad de mejora, al tiempo que el Presidente puede valorar si se trata de una queja puntual-individual o por el contrario hay muchos vecinos que reiteradamente tienen quejas. Además, al notificar la queja por escrito cada vecino, podrán acumular razones en caso de que finalmente deba tomarse la decisión de cambiar al Administrador, aún si existiera un contrato, ya que habrá acreditación suficiente para evidenciar incumpliento reiterado de sus obligaciones.
En definitiva, los motivos que hacen que no se efectúe un cambio de administrador de fincas habitualmente están relacionados con un miedo de los vecinos a no saber realmente qué hacer o qué sucederá si se efectúa el cambio. A veces se aplica el dicho de “más vale lo malo conocido que lo bueno por conocer”. Sin embargo, debe recordarse que no todos los administradores son iguales. Los hay “malos” y los hay “buenos”. No parece lógico conformarse con un mal administrador, al que se paga regularmente, pudiendose contar con otro administrador que sí nos dé el servicio que pagamos.
¿Cuáles son las consecuencias de no efectuar el cambio de administrador en tu comunidad de vecinos?
Como hemos expuesto anteriormente, es muy habitual el miedo por parte de los vecinos de una comunidad a efectuar un cambio de administrador, aunque exista un descontento generalizado con el administrador de fincas existente. Pero el hecho de no realizar el cambio de administrador a tiempo conlleva una serie de consecuencias:
- La principal y más evidente es que al existir una mala gestión por parte del administrador de fincas, como es el hecho de que demuestra poco interés, trata los problemas con superficialidad o incluso trabajos de dudosa utilidad se convierte en algo crónico y a esto se le suma la insatisfacción y el descontento de los vecinos.
- Derivada de la anterior, suele suceder el malestar generalizado entre los propietarios de la comunidad, agravándose aún más la situación.
- Todas estas circunstancias conllevan, como es lógico en una sobrecarga de trabajo para el presidente de la comunidad de propietarios.
- Y, por último, si por fin se decide efectuar el cambio, pero se realiza después de transcurrir mucho tiempo, lo que puede ocurrir es que se produzcan incumplimientos de obligaciones (con riesgo de multas y sanciones), deterioros y agravamiento de deficiencias (con el consiguiente encarecimiento de gastos posteriores). Además, el nuevo administrador se encontrará con una comunidad de vecinos muy abandonada, lo que es perjudicial ya que esta situación dificulta mucho las cosas al nuevo administrador de fincas. No solo hablamos de “lo que se ve”, pues a veces es más preocupante y grave “lo que no se ve” (por ejemplo, por falta de documentación, desatención de obligaciones periódicas, merma del Fondo de Reserva, etc.)
Tenemos que decir que el cambio de administrador de fincas no debe ser algo que se dilate en el tiempo, dramático o con un coste elevado.
¿Cuándo se puede iniciar el cambio de Administrador de Fincas?
El cambio de administrador de fincas puede aprobarse en cualquier momento, debe ser en junta de propietarios ya sea en una junta ordinaria o extraordinaria.
Los pasos para realizar un cambio de administrador de fincas:
- En primer lugar, como hemos mencionado hay que ver si se realizará en junta de propietarios ordinaria o en junta extraordinaria.
- Si se realiza en junta de propietarios ordinaria, (en la que deberá figurar expresamente el punto de “Renovación de Cargos” o mejor aún “Valoración de la Administración de la Finca. Propuesta de cambio. Presentación de presupuestos”), simplemente habrá que llevar los presupuestos de otras administraciones y se pasará posteriormente a realizar el voto.
- Si no hay convocada una junta general ordinaria, se deberá convocar la junta extraordinaria por parte del presidente de la comunidad o, en su caso, del 25% de propietarios de la comunidad que a su vez representen el 25% de los coeficientes del edificio. En el orden del día deberá figurar como punto el «Cese y cambio de Administrador» y llevar diferentes presupuestos de administraciones para poderlos someter a voto de la misma manera que se hace en junta de propietarios ordinaria.
- Para tener en cuenta la forma de votar para cambiar de administrador será suficiente con el voto de la mayoría de los asistentes siempre que éstos representen, a su vez, más de la mitad de las cuotas de los presentes. SUGERENCIA: Si hubiera vecinos descontentos que no pudieran asistir a la Junta de propietarios, puede ser util que éstos deleguen su voto (por firma escrita) en otros vecinos que sí vayan a acudir. ADVERTENCIA: Un administrador sin escrúpulos pudiera intentar recabar votos en su favor de aquellos vecinos que habitualmente no asisten a las Juntas, quizás, dando información sesgada o manipulada en beneficio propio, y no de la Comunidad. Por ello, conviene a la comunidad asegurarse de que todos los vecinos son conocedores de las razones que motivan la propuesta del cambio ANTES de la celebración de la Junta en la que se someterá a votación.
- Una vez realizado la junta, redactará el acta que confirme la decisión. Si a la junta no ha acudido el Administrador saliente, o éste no atendiera debidamente su función como Secretario, levantando acta de la misma, no es infrecuente que el Administrador entrante colabore con la Junta de Gobierno aportando una plantilla o modelo de acta en la que incorporar la asistencia y votaciones realizadas durante la reunión. Es VITAL recordar que el cambio de Administración de la Finca no se produce hasta que existe un ACTA de Junta General (debidamente convocada) que lo respalde. Si tienes alguna duda, ponte en contacto con Solufincas.
- Una vez conocido el acuerdo del cambio, el administrador entrante se pondrá en contacto con el saliente, aplicandose el protocolo colegial establecido en cuanto a plazos para la remisión ágil de la información esencial para el funcionamiento de la comunidad, así como para concretar la fecha de aplicación del cambio (por lo general el día 1 del mes siguiente al de la adopción del acuerdo) y para la entrega presencial de la documentación comunitaria. Entre profesionales colegiados no suele haber problemas, y en unas semanas se ha llevado a cabo todo el proceso de forma ordenada y sin causar trastornos a la comunidad ni a los vecinos.
Aunque exista un contrato mercantil firmado con el administrador con duración de un tiempo superior a un año, la Ley de Propiedad Horizontal hace referencia o establece que las novaciones del cargo se realizarán por prórrogas de un año, es decir, que aquellas permanencias que superen este tramo de tiempo no serían válidas.
Habitualmente la Comunidad puede llegar a un acuerdo con el administrador saliente, en caso de que existiera en el contrato una clausula de penalización por no respetarse la duración firmada… obviamente solo exigible en caso de que el cambio no se deba a incumplimiento de obligaciones por su parte.
Tener a disposición de la comunidad de propietarios a un buen administrador de fincas colegiado puede facilitar mucho los trámites a la hora de efectuar un cambio de administrador, ya que facilita bastante las cosas.
De hecho, el administrador de fincas colegiado entrante dará asesoramiento y recomendaciones a la Comunidad cliente, para que no haya problemas con el administrador saliente, mediando entre las partes de modo que el cambio se produzca sin trastornos ni retrasos innecesarios.
Esperamos que esta información te haya sido útil. Recuerda que siempre puedes acudir a Solufincas Administración de Fincas para ayudarte con cualquier duda que te pueda surgir al respecto tanto en este tema como en muchos otros con relación a tu hogar y tu Comunidad. Somos especialistas en Comunidades de Propietarios y nos avalan años de experiencia. Si aún no eres nuestro cliente, pídenos un presupuesto sin compromiso. Estaremos encantados de ayudarte, sea cual sea tu necesidad. Y por supuesto, si quieres cambiar de administrador, podemos guiarte en los pasos a dar.
