Si somos propietarios asiduos a ir a las reuniones de la comunidad o juntas de propietarios quizás estemos familiarizados con este término, pero ¿realmente sabemos lo que son y lo que implican? ¿cómo se deben hacer y qué deben contener? En definitiva, ¿cuán importantes son las actas de las juntas de propietarios ?

Si por el contrario no somos asiduos a asistir, resulta obvio la importancia que tiene leer las actas de las reuniones a las que no hemos podido asistir, pues de otro modo difícilmente podremos conocer los acuerdos adoptados.

En todo caso, sea que asistamos o no, que estemos o no familiarizados con los asuntos de nuestra comunidad, este artículo nos ayudará a despejar dudas o al menos a tener las cosas más claras.

¿Qué es un acta de Junta de Propietarios?

En una comunidad de propietarios siempre hay muchos temas que tratar y de diferente índole. Así, es muy importante dejar constancia de estos, y una manera de hacerlo es que estos estén por escrito para que así no surjan dudas sobre nada de lo expuesto en la junta y que todos los propietarios puedan leer y ver lo que se ha establecido o los acuerdos a los que se ha llegado.

Con este propósito se elabora el acta de junta de propietarios. En el acta se deja constancia por escrito de lo que se habla o lo que sucede en la junta y también muy especialmente de lo que se acuerda o decide en ella. Como el acta perdura a través del tiempo, podríamos acceder a la historia de nuestra comunidad si quisiéramos ver o tuviésemos dudas sobre algo acordado. Es decir, que un acta de junta de propietarios sería como haber dejado un cierto registro escrito de la historia de nuestra comunidad… de lo que sucede a lo largo de la vida de la comunidad.

¿Cuánto tiempo hay para entregar un acta de Junta de Propietarios?

Muchos vecinos y propietarios tienen dudas en cuanto al plazo que hay para entregar un acta que se haya realizado en la junta. Sobre todo, si se ha tratado algo que quieren consultar y no la tienen en su poder haciendo que se impacienten.

Como en muchos otros casos, la Ley de Propiedad Horizontal en su artículo 19.3 expone lo siguiente al respecto: El acta deberá cerrarse con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes. Desde su cierre los acuerdos serán ejecutivos, salvo que la Ley previere lo contrario.

Aunque es verdad que se estipula que el acta debe cerrarse al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes, sin embargo, esto no significa que llegue a los propietarios o vecinos en esos diez días, y de hecho casi nunca es así.  Esto no significa que mientras tanto los acuerdos tomados no tengan validez. De hecho, muchos acuerdos se toman y se ejecutan desde el primer momento que se adoptan en junta.

Es habitual y normal que la entrega del acta se haga en las semanas siguientes a la celebración de la junta. Son muchos los factores que motivan ese “retraso”, incluyendo agendas de Administrador, Presidente, copistería, etc. De hecho, es frecuente que se envíe a los propietarios antes o a la vez que se recaba la firma del presidente (cuya disponibilidad mayor o menor no debería aumentar la demora.

Con frecuencia el acta se remite junto a otros documentos de interés, o contiene acuerdos que pudieran implicar actuaciones que bien pueden merecer ser informadas a los vecinos junto con el mismo acta de la junta. Así, puede haber razones prácticas e informativas por las que se pudiera optar por esperar a tener una información o una documentación completada, para hacerla llegar a los propietarios a la vez que el acta.

Por lo tanto, podemos decir que el acta de propietarios en los diez días siguientes a la celebración de la junta deberá estar cerrado, pero no hay ninguna obligación legal de enviarla a los propietarios o viviendas de la comunidad dentro de ese plazo.

¿Cómo hacer un acta de una comunidad de propietarios?

Es muy importante hacer bien el acta de la reunión de la comunidad de propietarios. Ya que podría pasar que, según sean las omisiones, errores o defectos, los acuerdos adoptados en junta no fueran efectivos o incluso fueran nulos o anulables, según el caso.

Así que todas las decisiones que se tomen tienen que estar correctamente reflejadas en un documento, el acta de la junta, que quedará incorporado al Libro de Actas de la Comunidad. Este libro además, es único y propio de cada Comunidad, pues debe diligenciarse en el Registro de la Propiedad, vinculado a la finca matriz sobre la que se constituyó la Escritura de Obra Nueva y División Horizontal que en su momento propició la constitución de la Comunidad de Propietarios.

El artículo 19.2 de la Ley de Propiedad Horizontal habla de los requisitos mínimos que debe reflejar un acta para ser válida legalmente.

  1. El acta de cada reunión de la Junta de propietarios deberá expresar, al menos, las siguientes circunstancias:

La fecha y el lugar de celebración.

El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido.

Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria.

Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación.

El orden del día de la reunión.

Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de estos, así como de las cuotas de participación que, respectivamente, representen.

MODELO O PLANTILLA DE ACTA DE JUNTA DE PROPIETARIOS

ACTA DE JUNTA GENERAL ORDINARIA/EXTRAORDINARIA

DIA/MES/AÑO

ASISTENTE O REPRESENTADOPISO
NOMBRE APELLIDOPortal-Piso-Letra
NOMBRE APELLIDOPortal-Piso-Letra
… y así sucesivamente, con sus coeficientes…Portal-Piso-Letra
NOMBRE APELLIDO (Presidente)Portal-Piso-Letra

En Población (Provincia), a día de mes de año en la finca se reúnen en segunda convocatoria, a las 20h, los asistentes indicados para celebrar Junta General Ordinaria/Extraordinaria de la Comunidad de Propietarios NOMBRE/DIRECCION COMUNIDAD, debidamente convocada por el Sr. Presidente de esta, en armonía con lo establecido en el artículo 16.2 de la Ley de Propiedad Horizontal, para tratar el siguiente ORDEN DEL DIA:

1º. Nombramiento de Secretario-Administrador: Solufincas.

2º. Asunto segundo…

3º. Ruegos y Preguntas.

Preside la reunión D. Nombre Apellido, como Presidente de la Comunidad, y actúa como secretario de la reunión el mismo, por ausencia del Secretario-Administrador.

A los efectos que se disponen en los artículos 15.2 y 16.2 de la vigente Ley de Propiedad Horizontal, al comienzo de la reunión se informa que los propietarios que no se encuentran al corriente de pago de todas las deudas vencidas con la comunidad, y que, si bien podrán participar en las deliberaciones, se hallan privados de voto, son los siguientes:

PISO/LOCAL/PLAZA/NAVE… – D. NOMBRE APELLIDO.

PISO/OCAL/PLAZA/NAVE… – Dª NOMBRE APELLIDO.

PISO/LOCAL/PLAZA/NAVE… – Dº NOMBRE APELLIDO.

En el punto primero del orden del día, teniendo en cuenta que en la Junta General celebrada con fecha día/mes/año fue adoptado acuerdo de cese de la Administración de la Finca, se han recabado varios presupuestos de empresas y profesionales del sector.

Se abre un debate entre los asistentes, y son tenidos en cuenta los factores relevantes.

Finalmente se somete a votación la selección de la nueva Administración de la Finca de entre las propuestas recabadas, con el siguiente resultado:

Por ello, teniendo en cuenta lo contenido en la propuesta seleccionada, queda confirmada por esta Junta la composición de la nueva Junta de Gobierno, constituida por los siguientes cargos:

Presidente              D. NOMBRE APELLIDO  Portal-Planta-Letra

Vicepresidente         D. NOMBRE APELLIDO  Portal-Planta-Letra

Secretario-Administrador               SOLUFINCAS, S.L.

Se recuerda que, para la disposición de los fondos, serán necesarias, al menos dos de las firmas reconocidas.

Se faculta a la Junta de Gobierno para la tramitación de renovación de firmas, así como posible apertura y/o cierre de cuentas bancarias, en beneficio de la Comunidad, por ejemplo, con motivo de mejora de condiciones y abaratamiento de comisiones bancarias.

Así mismo, se faculta a la Administración para la utilización de los medios electrónicos y telemáticos necesarios para el seguimiento de movimientos bancarios, emisión de recibos, recepción de devoluciones y, si es preciso, ordenar la devolución (con su sola firma) de recibos domiciliados que no gocen del visto bueno de la propiedad.

Así mismo, la Junta de Propietarios nombra expresamente como su representante legal ante la Administración Pública, y le confiere poder tan amplio como en derecho convenga, al Secretario-Administrador de la finca, al frente del despacho Solufincas, S.L., para que, en nombre de la Comunidad de Propietarios de Dirección, pueda: Personarse ante la Agencia Estatal de la Administración Tributaria o ante otras oficinas de registro delegadas de órganos, organismos o entidades que ejerzan funciones públicas, así como ante las oficinas o registros que designen los prestadores de servicios de certificación, para aportar la documentación y firmar todos cuantos documentos fueran necesarios, para la obtención del certificado de usuario para las relaciones con la Administración Pública.

En el punto segundo del orden del día, se debate sobre ASUNTO, acordándose finalmente, por [unanimidad/mayoría]:

Acuerdo 1.

Acuerdo 2.

Acuerdo 3.

En el punto tercero del orden del día, ya en turno de ruegos y preguntas, tienen cabida diferentes asuntos tratados a lo largo de la reunión, pudiéndose destacar, entre otros, los siguientes:

n El vecino del Portal-Piso-Letra solicita que ….

 

No habiendo más asuntos que tratar, se levanta la sesión, a las hh:mm h. DOY FE,

SECRETARIO                                                                              Vº Bº PRESIDENTE

  1.                        Nombre Apellido

¿Qué se debe recoger en un acta?

El artículo 19.2 de la Ley de Propiedad Horizontal dice lo que debe constar como mínimo en el acta que se redacte. El acta de cada reunión de la Junta de propietarios deberá expresar, al menos, las siguientes circunstancias:

La fecha y el lugar de celebración de la Junta, especificando si la celebración es en primera o segunda convocatoria. Estamos acostumbrados a ver juntas en los portales de los edificios, pero también se pueden celebrar en otros locales destinados a este fin.

El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido, o propietario que la promueva, ya que puede ser sólo un propietario el que la solicite.

Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria.

Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación.

El orden del día de la reunión.

Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de estos, así como de las cuotas de participación que, respectivamente, representen.

Es importante recordar que puesto que el acta recoge los acuerdos que se hayan establecido o adoptado, habrá acuerdos que seguramente algún propietario quiera impugnar.

Al respecto, el artículo 18 de la Ley de Propiedad Horizontal nos indica, en su apartado 1:

Los acuerdos de la Junta de propietarios serán impugnables ante los Tribunales, de conformidad con lo establecido en la legislación procesal general, en los siguientes supuestos:

Cuando sean contrarios a la Ley o a los estatutos de la comunidad de propietarios.

Cuando resulten gravemente lesivos para los intereses de la propia comunidad en beneficio de uno o varios propietarios.

Cuando supongan un grave perjuicio para algún propietario que no tenga obligación jurídica de soportarlo o se hayan adoptado con abuso de derecho.

Pudiera ser de interés conocer la jurisprudencia, los plazos, y otros detalles relacionados con los requisitos a cumplir si se desea impugnar acuerdos de juntas de propietarios.

Por ejemplo, el TRIBUNAL SUPREMO, sentencia de 5 de marzo de 2014, deja claros los efectos de considerar un ACUERDO NULO de pleno derecho y un ACUERDO ANULABLE.

La opinión del Tribunal Supremo apunta a la posible nulidad del pleno derecho “sólo en los casos de que los acuerdos comunitarios infrinjan otra ley que no sea la de Propiedad Horizontal”, mientras que se considerarán acuerdos anulables los acuerdos adoptados por las Juntas de propietarios que contravengan algún precepto de la Ley de Propiedad Horizontal o de los Estatutos de la respectiva Comunidad.

En todo caso, recuerda: Si tienes dudas siempre puedes consultar en nuestro blog temas relacionados con este u otros. En artículos anteriores ya hemos explicado cómo se pueden impugnar los acuerdos de junta de propietarios, o temas relacionados con nuestra vivienda, o la jurisprudencia que hay al respecto.

En Solufincas, Administración de Fincas y Comunidades de Propietarios, podemos ayudarte a solucionar cualquier duda que tengas al respecto, ya sea en este u otros temas. Para nosotros será un placer poder hacerlo. No lo dudes más y consúltanos sin compromiso.