Es común encontrar incertidumbre sobre cómo realizar el cambio de administrador de fincas, una situación que observamos frecuentemente.

Por ello, es importante reconocer que encontrarse en esta situación es algo normal y a menudo puede resultar bastante estresante.

Afortunadamente, el proceso para cambiar de administrador de fincas es relativamente fácil, siempre y cuando se conozcan los pasos adecuados a seguir.

Dado que no hay mucha información clara sobre el procedimiento correcto para realizar este cambio, hemos decidido elaborar este artículo, que esperamos funcione como una guía útil y un punto de referencia.

En este artículo, vamos a examinar todas las opciones válidas para cambiar de administrador de fincas, incluyendo cómo convocar una junta para discutir este cambio y qué hacer en caso de que se apruebe.

Además, te proporcionaremos varios ejemplos de documentos que facilitarán aún más el proceso.

Pero antes de entrar en detalles, vamos a explorar por qué suele haber tanta confusión en torno a la sustitución del administrador de fincas.

Confusión sobre cómo cambiar de administrador de fincas

La confusión sobre cómo cambiar de administrador de fincas es una cuestión frecuente y complicada, especialmente en comunidades de propietarios. A menudo, las comunidades tienden a postergar esta decisión, incluso cuando la relación de confianza con el administrador actual se ha deteriorado significativamente.

Muchas comunidades que contactan para cambiar de administrador lo hacen en situaciones límite, cuando su comunidad ya se encuentra en un estado de abandono o descuido. Esto lleva a preguntarse: ¿por qué se llega a esta situación?

Hemos analizado esta cuestión y llegado a la conclusión de que el proceso de cambio de administrador de fincas es percibido como un procedimiento complicado, estresante y lleno de desinformación. A continuación, te explicamos los motivos principales detrás de esta percepción.

El Papel de Autoridad del Administrador de Fincas

Una de las razones por las que surgen dudas sobre cómo cambiar de administrador de fincas es el papel de autoridad que estos profesionales tienen en su ámbito laboral.

Es esencial recordar que los administradores de fincas, aunque actúan como empleados de la comunidad, tienen la responsabilidad de mantener el orden y la gestión eficiente. Esta posición puede llevar a cierta confusión entre los vecinos.

La labor del administrador incluye manejar las finanzas, coordinar a la comunidad de propietarios y gestionar las deudas pendientes. Sin embargo, esto no significa que no se les pueda hacer observaciones de manera respetuosa y constructiva.

De hecho, es fundamental mantener una comunicación bidireccional, ya que incluso los administradores pueden cometer errores inadvertidamente en su gestión.

Por ello, es clave recordar que, si un administrador no cumple adecuadamente con sus funciones, es importante comunicárselo. Esta es la única forma efectiva de propiciar un cambio en su actuación.

Al ser informado sobre el descontento de la comunidad, el administrador de fincas tiene la oportunidad de reconocer estas preocupaciones y actuar de manera apropiada.

Cambiar de administrador de fincas conlleva inevitablemente una confrontación

El proceso de cambiar de administrador de fincas conlleva inevitablemente una confrontación, y es bien sabido que las confrontaciones suelen ser situaciones incómodas.

Sin embargo, aquí tengo dos aspectos positivos para compartir contigo:

  1. Separación Profesional: El administrador de fincas no es un miembro de la comunidad de vecinos, así que una vez que se realice el cambio, no tendrás que volver a encontrarte con él. Esto facilita una separación profesional sin las complicaciones que podrían surgir si se tratase de un vecino.
  2. Gestión del Cambio por Parte del Nuevo Administrador: Si decides cambiar a tu actual administrador de fincas por otro, el nuevo administrador tomará la responsabilidad de manejar todo el proceso. Para los administradores profesionales, es habitual asumir la gestión de nuevas comunidades y, en ocasiones, perderlas.
    • Evitando la Demora: Si postergas la decisión de hacer un cambio, tendrás que enfrentar la misma situación desagradable más adelante, pero con la comunidad de vecinos, posiblemente en peores condiciones.

La forma más eficiente de evitar el malestar de este proceso es contratando un nuevo administrador de fincas. De esta manera, será él quien se encargue de toda la tramitación necesaria.

También existe la opción de que la propia comunidad de vecinos realice directamente el cambio de administrador. A continuación, te explicaremos cómo proceder con estas dos alternativas.

Cambiar de administrador de fincas contratando a un nuevo administrador

Cambiar de administrador de fincas contratando a un nuevo administrador es un proceso bastante sencillo. Aquí te detallo los pasos:

  1. Contactar con un Nuevo Administrador: El primer paso es buscar y contactar con otro administrador de fincas. Este nuevo administrador será quien se encargue de organizar y dirigir la junta para el cambio.
  2. Convocatoria de la Junta por el Nuevo Administrador: El administrador de fincas seleccionado se encargará de convocar y llevar a cabo la junta de propietarios. Este proceso suele seguirse cuando los vecinos ya han discutido previamente su insatisfacción con la administración actual y están casi decididos a cambiar.
  3. Servicio Gratuito en la Mayoría de los Casos: La mayoría de los administradores de fincas ofrecen este servicio de manera gratuita, ya que forma parte de las actividades comerciales habituales en su profesión.
  4. Flexibilidad en el Resultado: Si al final de la junta los propietarios deciden no cambiar de administrador, los administradores profesionales asumen este resultado como algo normal y parte del proceso.
  5. Gestión del Cambio: En caso de que se apruebe el cambio de administrador, el nuevo administrador se encargará de todos los procedimientos necesarios. Esto incluye contactar con el administrador saliente, informarle sobre el resultado de la junta y manejar todos los aspectos del traspaso.

Este proceso facilita mucho el cambio de administrador de fincas, ya que el nuevo administrador se encarga de la mayoría de los aspectos técnicos y burocráticos, lo que minimiza el estrés y la carga para la comunidad de propietarios.

Cambiar de administrador de fincas sin la intervención de un nuevo administrador

Si decides cambiar de administrador de fincas sin la intervención de un nuevo administrador, es crucial hacerlo correctamente para evitar errores. A continuación, te explicaré cómo llevar a cabo este proceso de forma autónoma:

  1. Preparación para la Convocatoria de Junta:
    • Información y Consenso: Antes de convocar una junta, es importante que los vecinos estén informados y, en lo posible, haya un consenso o al menos una mayoría interesada en el cambio.
    • Conocimiento de la Normativa: Asegúrate de comprender las normativas y reglamentos de la comunidad que rigen la convocatoria y realización de juntas.
  2. Convocatoria de la Junta:
    • Conformidad con los Estatutos: La convocatoria de la junta debe realizarse siguiendo los estatutos de la comunidad y la Ley de Propiedad Horizontal.
    • Notificación a los Propietarios: Envía las notificaciones a todos los propietarios con la suficiente antelación, indicando el orden del día, la fecha, la hora y el lugar de la junta.
  3. Realización de la Junta:
    • Votación del Cambio de Administrador: Durante la junta, se deberá someter a votación el cambio de administrador. Es importante que el proceso de votación sea claro y se ajuste a lo establecido en los estatutos de la comunidad.
    • Acta de la Junta: Asegúrate de que se redacte un acta de la junta, donde consten los puntos discutidos y las decisiones tomadas, incluyendo la votación sobre el cambio de administrador.
  4. Proceso Posterior a la Junta:
    • Comunicación con el Administrador Actual: Una vez aprobado el cambio, es necesario informar al administrador actual y proceder con los trámites de cese y traspaso.
    • Búsqueda y Selección de un Nuevo Administrador: Si aún no se ha seleccionado un nuevo administrador, comienza el proceso de búsqueda y selección.

Para una guía más detallada sobre cómo convocar y realizar una junta extraordinaria de vecinos, te recomendamos consultar el artículo específico que hemos preparado sobre este tema. Este te proporcionará información adicional y pasos detallados para una gestión efectiva de la junta.

Primer paso, Convocar una Junta Extraordinaria de Vecinos

Para iniciar el cambio de administrador de fincas, el primer paso es convocar una junta extraordinaria de vecinos específicamente para tratar este tema. Durante esta junta, se podrá realizar un intercambio de opiniones y tomar una decisión sobre lo más adecuado para la comunidad de propietarios.

Para asegurar que la junta sea válida y se lleve a cabo de acuerdo con la ley, es necesario cumplir con ciertos requisitos legales durante la convocatoria:

  1. Identificación del Convocante: Debe quedar claro quién convoca la junta. Esta responsabilidad suele recaer en el presidente de la comunidad o, en su defecto, en el administrador actual.
  2. Fechas y Horarios de Convocatoria: Debe especificarse la fecha y la hora tanto para la primera convocatoria como para una posible segunda convocatoria, en caso de que la primera no alcance el quórum necesario.
  3. Lugar de Celebración: Se debe indicar el lugar exacto donde se realizará la junta, que generalmente es en un espacio común de la comunidad o en otro lugar adecuado.
  4. Orden del Día: Es fundamental que se detalle claramente los puntos que se tratarán en la junta, incluyendo explícitamente el punto sobre el cambio de administrador de fincas.

No te preocupes si estas formalidades te parecen complicadas. Más adelante en este artículo, encontrarás una plantilla que te ayudará a convocar la junta para el cambio de administrador de fincas de manera correcta y sin errores. Esta herramienta te facilitará el proceso asegurando que se cumplan todos los requisitos legales.

Definir adecuadamente los puntos del orden del día

Para abordar correctamente el cambio de administrador de fincas en una junta de propietarios, es crucial definir adecuadamente los puntos del orden del día. A continuación, te detallo los aspectos esenciales que deben incluirse:

  1. Inclusión Expresa del Cambio de Administrador:
    • Como cualquier servicio contratado por la comunidad, el cambio de administrador debe figurar expresamente en el orden del día. Esto garantiza que todos los propietarios estén informados previamente sobre el tema a tratar.
  2. Oportunidad de Tratar la Continuidad del Administrador en Juntas Ordinarias:
    • En las juntas ordinarias, es posible discutir la continuidad del administrador actual. Dado que el administrador forma parte de la junta de gobierno de la comunidad, su continuidad puede incluirse en el punto del orden del día referente a la «Renovación de cargos».
  3. Procedimiento de Votación para el Cambio de Administrador:
    • Para efectuar el cambio, se requiere un acuerdo por mayoría simple de la junta de propietarios. Es posible convocar una junta extraordinaria específicamente para tratar este asunto.
    • Se recomienda realizar dos votaciones: una para el cese del administrador actual y otra para la contratación del nuevo. Esto permite diferenciar claramente entre la decisión de terminar el servicio actual y la elección de un nuevo administrador.
  4. Simplificación del Orden del Día:
    • Aunque se pueden realizar dos votaciones separadas, es posible combinar ambas en un único punto del orden del día, como «Toma de decisiones acerca del posible cambio de administrador de fincas».
  5. Estructura Sugerida del Orden del Día:
    • El primer punto sería «Toma de decisiones acerca del cambio de administrador de fincas».
    • Seguido por «Ruegos y preguntas», donde se pueden abordar otras cuestiones o inquietudes de los propietarios.

Al seguir estos pasos, se asegura que el proceso de cambio de administrador de fincas sea transparente, ordenado y conforme a los requerimientos legales, facilitando así una transición eficaz y consensuada por la comunidad.

Plantilla para la convocatoria de cambio de administrador

Nuestro enfoque es simplificar las cosas al máximo.

Por eso, te proporcionamos una plantilla diseñada para convocar de manera eficaz la junta destinada al cambio de administrador de fincas.

Confiamos en que esta herramienta te haga el proceso más fácil y manejable.

¿Quién puede Convocar la Junta?

Es un malentendido común pensar que es el administrador de fincas quien convoca las juntas en las comunidades de propietarios, pero esto no es así.

De acuerdo con la normativa legal, la responsabilidad de convocar las juntas recae en el presidente de la comunidad. En caso de que el presidente no pueda o no quiera convocarla, la junta puede ser convocada por al menos el 25% de los propietarios. Esta disposición se encuentra claramente establecida en el artículo 16.1 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH), el cual establece:

«La Junta de propietarios se reunirá por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas y en las demás ocasiones que lo considere conveniente el presidente o lo pidan la cuarta parte de los propietarios, o un número de éstos que representen al menos el 25 por 100 de las cuotas de participación. La convocatoria de las Juntas la hará el presidente y, en su defecto, los promotores de la reunión (…)»

Este artículo subraya que el presidente de la comunidad es la figura central en la convocatoria de las juntas, y en su ausencia, la facultad recae en una proporción significativa de los propietarios. Es importante que los miembros de una comunidad de propietarios estén conscientes de este hecho para garantizar que los procesos se lleven a cabo de manera legal y ordenada.

Redactar el acta de cambio de administrador de fincas

Para redactar el acta de cambio de administrador de fincas de manera efectiva y conforme a la ley, es importante seguir una estructura que refleje claramente lo sucedido en la junta. A continuación, te proporciono una guía para redactar este acta:

  1. Datos de la Convocatoria:
    • Indica quién convocó la junta.
    • Menciona la fecha y el lugar en que se realizó la junta.
    • Registra la hora de inicio y de finalización de la reunión.
  2. Detalles de la Junta:
    • Describe los puntos del orden del día que se trataron, enfocándote especialmente en el cambio de administrador de fincas.
    • Incluye un resumen de las discusiones o comentarios importantes realizados durante la junta.
  3. Acuerdos y Votaciones:
    • Detalla los acuerdos tomados, especificando los resultados de las votaciones.
    • En el caso del cambio de administrador, menciona tanto el cese del administrador actual como la contratación del nuevo.
  4. Firmas de Confirmación:
    • Asegúrate de que el acta esté firmada tanto por el presidente de la comunidad como por el secretario. El secretario es quien redacta el acta y puede ser un miembro de la comunidad o, en algunos casos, el administrador saliente.

Si ya has contratado a un nuevo administrador de fincas, sería conveniente que éste asistiera a la junta y colaborara en la redacción del acta, así como en los procedimientos de transición con el administrador saliente.

En caso de que el presidente no esté disponible o no convoca la junta, puedes colaborar con tus vecinos para organizarla. Una forma sencilla es reunir firmas de los propietarios interesados en una hoja para solicitar formalmente la convocatoria de la junta.

Para una comprensión más profunda de la Ley de Propiedad Horizontal y sus implicaciones en el cambio de administrador de fincas, te recomendamos consultar fuentes confiables que expliquen la ley detalladamente.

Al seguir estos pasos, podrás redactar un acta clara y conforme a la ley, que refleje de manera fidedigna lo acordado en la junta sobre el cambio de administrador de fincas. ¡Sigamos adelante con el proceso!

Modelo de carta para comunicar al Administrador su Cese o Cambio

Tras la conclusión exitosa de la junta para el cambio de administrador de fincas y la elaboración del acta correspondiente, el siguiente paso habitualmente involucra enviar el acta, firmada por el presidente, al administrador que se va a cesar.

Generalmente, el acta debe contar con las firmas tanto del presidente como del secretario de la comunidad. Sin embargo, en la mayoría de los casos, el administrador de fincas en funciones también desempeña el rol de secretario, encargándose de la custodia de los documentos oficiales de la comunidad.

Durante este periodo de transición, no representa un inconveniente que el acta no lleve la firma del secretario, ya que pronto el nuevo administrador-secretario asumirá la gestión de estos documentos.

Aunque es poco común, puede darse la situación en la que el administrador cesado se resista a entregar la documentación pertinente. Sin embargo, es importante recordar que los colegios de administradores establecen un plazo de 30 días para la entrega de estos documentos, y este plazo puede ser recordado al administrador cesado.

Por lo tanto, para facilitar este proceso y prevenir posibles dificultades, es útil contar con una carta modelo dirigida al administrador saliente, adjuntando el acta, para formalizar el cambio y asegurar una transición ordenada.

Proceso de cese de un Administrador de Fincas

¡Genial, ahora ya estás al tanto de cómo cambiar de administrador de fincas, felicidades!

El siguiente paso es comprender el proceso de cese del administrador actual y conocer los detalles sobre la entrega de la documentación del edificio.

Para ayudarte con esto, hemos elaborado un artículo detallado donde explicamos cómo gestionar todo este procedimiento de manera eficiente. Además, para simplificar aún más el proceso, hemos incluido una plantilla de carta de cese.

Esperamos que este artículo te sea de gran utilidad y te brinde toda la información necesaria para llevar a cabo el cese del administrador de fincas saliente de forma efectiva.

Agradecemos tu interés en nuestro contenido y te invitamos a consultar el artículo para obtener más detalles sobre este importante proceso.

¡Gracias por seguirnos y confiar en nuestra guía!