Dentro una comunidad de propietarios el cargo de Secretario puede ser llevado a cabo por cualquier propietario de la comunidad. Según en el artículo 13.6 de la Ley de Propiedad Horizontal el cargo de Secretario y Administrador puede recaer en una tercera persona externa a la comunidad de propietarios. Esta persona designada por la Junta de Propietarios debe tener la cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para llevar a cabo dichas funciones. ¿Sabes quién está facultado para ejercer dicho cargo y las funciones que desempeña? En este post te indicaremos todo lo relacionado con este tema.
¿Cuáles son las funciones del secretario de una comunidad de vecinos?
Las principales funciones que ejerce un secretario de comunidad dentro de la Comunidad de Propietarios son las siguientes:
Custodia de documentos: Resguardar tanto los libros como las actas, apoderamientos, convocatorias y comunicaciones en general por un plazo de cinco años.
Certificar acuerdos
Levantar las actas: Redactar actas recogiendo los acuerdos adoptados en las Juntas, cerrándose con la firma del Secretario y el visto bueno del Presidente.
Recibir comunicados: El secretario de la comunidad es el que se encarga de recibir y archivar las comunicaciones relacionadas con la comunidad y sus integrantes.
Citar y notificar: Hacer las respectivas notificaciones y citaciones a los propietarios de la comunidad cuando sea necesario.
¿Es conveniente que sea un administrador de fincas el que desempeñe las funciones de secretario?
Según lo que establece la Ley de Propiedad Horizontal en su artículo 13, el secretario de la comunidad es uno de los órganos de gobierno de esta.
Es recomendable contratar a un administrador de fincas, que es una persona que posee las capacidades y destrezas necesarias para ejercer las funciones propias del secretario de la comunidad.
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Entonces, ¿es posible que resulte mejor contratar los servicios de un administrador de fincas o seleccionar a alguno de los propietarios para que ejerza el rol de secretario de la comunidad?
El hecho de que sea una persona que tenga los conocimientos necesarios para recibir, gestionar y custodiar los documentos y comunicaciones físicas y telemáticas y llevar el control adecuado de estos, ya es una ganancia, pues esto evitará posibles errores que puedan cometerse al respecto.
Además, los Administradores de Fincas Colegiados cuentan con el respaldo de un colegio profesional, el cual puede responder por el desempeño de las funciones de estos profesionales, con un seguro de responsabilidad civil colectivo que indemniza a la comunidad si en algún momento el administrador provoca un daño en ella mientras ejerce su trabajo.
Por tanto, contar con un Administrador de Fincas Colegiado dentro de la comunidad representa un beneficio importante para todos sus miembros.
