documentación a entregar por el administrador en caso de cese

A veces ocurre que en una comunidad de propietarios se decide hacer un cambio de administrador y se cesa al administrador de fincas por cómo realiza su trabajo. Los vecinos suelen estar descontentos por cómo actúa el administrador de fincas y por su manera de efectuar su trabajo y deciden en Junta de vecinos que se le cese y, por tanto, deben buscar otro nuevo administrado de fincas.

En Solufincas te ayudamos en esta labor tan importante para tu comunidad.

La Normativa ¿Qué dice?

Lo primero que hay que saber, es que el cargo del administrador puede ser llevado a cabo por cualquier vecino que sea propietario.

También pueden ejercerlo corporaciones y otras personas jurídicas en los términos establecidos en el ordenamiento jurídico.

Desde Solufincas recomendamos que la administración de la comunidad de propietarios sea gestionada por un administrador que esté colegiado para conseguir un mejor resultado en la eficacia de la gestión por parte del administrador.

Teniendo en cuenta esto, nos centramos en la documentación a entregar por el administrador cesado y el nuevo, nos basaremos en lo que dice el Estatuto del Colegio  Profesional de Administradores de Fincas de Madrid:

Artículo 10: dice que el administrador cesado debe entregar la documentación, abonando o percibiendo el saldo final resultante.

Artículo 14: dice que ningún administrador nuevo podrá hacerse cargo de la comunidad sin que, de constancia de ello al administrador cesado, obligado a conceder la venia en 15 días y pudiendo intervenir el colegio de administradores para suplirla si no fuera concedida.

Artículo 34.2.K: dice que, en caso de retener la documentación, se consideraría infracción grave.

Artículo 34.2.I: dice que serán infracciones graves retrasar la liquidación de cuentas después de cuarenta y cinco días desde la fecha del cese.

¿Qué plazos tiene el Administrador Cesado para Entregar la Documentación?

Según el colegio de administradores, el plazo máximo que tiene el administrador cesado por la comunidad de propietarios es de 45 días para hacer entrega de la documentación que corresponda al nuevo administrador. Aun así, hace complicada la gestión de la comunidad. Por lo tanto, el Colegio da dos plazos de entrega de documentación:

El primer plazo, de 10 días, desde el cese para garantizar la gestión de la comunidad y el cumplimiento de obligaciones del administrador.

Un segundo plazo de 45 días para hacer entrega de la documentación restante al cierre contable.

Documentación Necesaria y Proceso de Entrega

Ante el proceso de cese, toda entrega de documentación debe estar perfectamente detallada y firmada por el presidente de la comunidad de propietarios.

La documentación debe ser revisada antes por el nuevo administrador, por lo tanto, si este está colegiado y tiene experiencia, se asegura que el proceso es correcto.

Algunos documentos importantes

Acciones Legales y Procesos Judiciales en Caso de No Entrega

Aunque es un proceso sencillo, el problema vienen cuando el administrador cesado no entrega la documentación ¿Cómo hay que actuar en este caso?

En el caso de que el administrador al que cesan esté exigiendo una indemnización o el saldo que le falta por percibir, la comunidad de propietarios estará en su derecho de presentar una demanda ante el colegio de administradores al que pertenezca.

Sin embargo, en el caso de que el administrador fuera cesado en junta ordinaria por cumplimiento de contrato y no renovación o anticipadamente en junta extraordinaria, en este caso, los derechos del administrador indican que puede guardar copias de la documentación si fuera cesado.

Si el administrador cesado se niega a transmitir los documentos al nuevo administrador, se podrá ir contra él, mediante un proceso judicial y penal:

Civil: acreditando urgencia por no ser posible la gestión de la comunidad sin esos documentos.

Penal: Por medio de una medida cautelar de requerimiento o abriendo diligencias por una apropiación indebida. 

Consejos y Recomendaciones para Elegir un Nuevo Administrador

Elegir un buen administrador de fincas es una decisión muy importante y crucial para garantizar el buen funcionamiento de una comunidad de propietarios.

Este profesional se encarga de la gestión de la comunidad, supervisar y optimizar todos los aspectos que tienen que ver y están relacionados con la propiedad y los residentes.

A continuación, exponemos algunos consejos esenciales para asegurar una buena elección.

  1. Experiencia y formación

La trayectoria profesional indica la capacidad de un administrador. Es recomendable elegir un administrador de fincas con años de experiencia en el sector y que cuente con una formación adecuada en áreas relacionadas, como derecho inmobiliario o administración de propiedades.

  1. Referencias y opiniones

Antes de realizar la contratación, es importante solicitar referencias y ver opiniones de otros clientes. Estas referencias normalmente ayudan a tener una visión clara sobre la profesionalidad y eficacia del administrador.

  1. Herramientas tecnológicas

Un buen administrador de fincas debe estar al corriente de las herramientas tecnológicas actuales. Sistemas de gestión, aplicaciones móviles y plataformas en línea facilitan la comunicación y el seguimiento de tareas y finanzas.

  1. Proactividad y comunicación

La capacidad de anticiparse a los problemas y ofrecer soluciones rápidas es fundamental en un buen administrador de fincas. Así mismo, un administrador debe tener una comunicación fluida con los propietarios, e informarles sobre cualquier novedad que exista o situación relevante.

  1. Transparencia financiera

La gestión financiera es uno de los puntos más delicados en una comunidad de propietarios. Se debe garantizar una total transparencia en el manejo de fondos, presentando balances que sean claros y estén bien detallados, en actas y documentos contables.

  1. Conocimiento de la normativa local

El administrador que se seleccione debe estar familiarizado con las leyes, normativas y estatutos que tienen relación con la propiedad horizontal y el régimen de comunidades.

  1. Tarifas y servicios ofrecidos

Es vital comparar las tarifas de diferentes administradores y los servicios que incluyen, porque no siempre el más barato es el mejor, pero es fundamental encontrar una relación calidad-precio que se adapte a las necesidades que tenga la comunidad de propietarios.

  1. Capacidades de negociación

Para resolver conflictos, problemas y conseguir mejores precios con proveedores, es imprescindible contar con buenas habilidades de negociación, ya que estas capacidades se traducirán en ahorros significativos para la comunidad.

  1. Actualización y formación continua

El mundo de la administración de fincas está constantemente evolucionando. Por ello, es vital que el profesional seleccionado se actualice de forma regular a través de cursos, seminarios o talleres.

  1. Empatía y habilidades interpersonales

La gestión de una comunidad de propietarios implica tratar con personas, con sus preocupaciones y necesidades. Un buen administrador de fincas será empático, paciente y sabrá escuchar para poder gestionar eficientemente cualquier situación que se produzca.

Por lo tanto, la elección de un buen administrador de fincas eficiente y confiable es vital para el bienestar de cualquier comunidad de propietarios. Si se consideran estos consejos permitirá a las comunidades contar con el profesional adecuado y que además garantice una gestión óptima.

Recuerda que siempre puedes acudir a Solufincas, Administración de Fincas, para ayudarte con cualquier duda que te pueda surgir tanto en este tema como en muchos otros con relación a tu hogar y tu Comunidad. También con relación a obligaciones tributarias de Comunidades, y gestiones con Hacienda, Catastro, Ayuntamiento, consultas referidas a lo publicado en el Boletín Oficial del Estado, etc.

Somos especialistas en Comunidades de Propietarios y nos avalan años de experiencia. Si aún no eres nuestro cliente, pídenos un presupuesto sin compromiso. Estaremos encantados de ayudarte, sea cual sea tu necesidad. Y por supuesto, si quieres cambiar de administrador, podemos guiarte en los pasos a dar.