Si tu comunidad está pensando en contratar a un Administrador de Fincas, o está pensando en cambiar de administrador es muy recomendable tener en cuenta esto:
- Proponer o tener varios presupuestos, valorarlos y compararlos para ver cuál es el que mejor encaja para nuestra comunidad.
- ANTES que nada: Pedir al Presidente que se convoque una Junta General incluyéndose el punto específico en el orden del día. En caso de que no convoque el Presidente, se puede solicitar al actual Administrador directamente, por una cuarta parte de los propietarios o que ostenten al menos el 25% de los coeficientes de participación (normalmente reuniéndose firmas respaldando la petición que plantea).
- DURANTE la Junta General: Para aprobar el cese o el nombramiento del Administrador, es necesario hacerlo en una Junta General, y que la propuesta sea aprobada por mayoría de los asistentes o representados, en segunda convocatoria.
Según la Ley de Propiedad Horizontal, las funciones de Secretario y Administrador las ejercerá el Presidente de la Comunidad, excepto si los estatutos o la junta de propietarios por acuerdo mayoritario dispusieran que los cargos se lleven a cabo de forma separada a la presidencia. Esto es lo habitual en la mayoría de las Comunidades, pues contratan a un profesional cualificado para ejercer las funciones de Secretario-Administrador de la Finca.
- DESPUÉS de la Junta: El último paso sería emitir el acta de la Junta celebrada, recogiendo los acuerdos adoptados. Es altamente recomendable que EN LA MISMA reunión en la que se aprueba el cese del saliente, se refleje la aprobación e identificación del entrante. De este modo se evita un “vacío de poder” o que nadie sea responsable o esté debidamente autorizado a convocar, emitir recibos, supervisar cobros y pagos, etc.
- Y LISTO: Informado el entrante de su designación para el cargo, el nuevo Administrador de la Comunidad de Propietarios contacta con el Administrador saliente, para activar el protocolo colegial de entrega de documentación, concertar cita, puntualizar momento exacto de finalización de uno y comienzo del otro… todo ello en cooperación con el Presidente y Junta de Gobierno de la Comunidad.
A continuación, os dejamos con algunos consejos que os serán muy útiles a la hora de contratar un administrador de fincas.
¿Debe estar COLEGIADO el administrador de fincas?
Si lo que se quiere contratar para la comunidad es un buen profesional, debidamente cualificado y legalmente respaldado, es primordial que, como mínimo, el administrador esté colegiado en el Colegio Territorial de Administradores de Fincas correspondiente, no en otro distinto, por ejemplo, de abogados, o de gestores administrativos, cuya capacitación son distintas.
De hecho, contratar a un buen profesional hará que nuestra comunidad funcione mejor. Pero ¿por qué?
Entre otras cosas, un buen administrador de fincas realiza y se encarga de las gestiones oportunas para resolver las diferentes situaciones que puedan surgir dentro de la comunidad de vecinos.
Un buen administrador de fincas profesional se encargará entre otros, de los siguientes asuntos:
Atención de averías y siniestros.
Cobro de recibos a los propietarios.
Pago de facturas a proveedores y suministros.
Reclamación a morosos.
Presentación y pago de impuestos.
Vigilancia de inspecciones periódicas.
Obtención de presupuestos, comparativas y propuestas de ahorros de costes.
Ahorro energético.
Custodia y llevanza de contabilidad, contratos, documentación, libro de actas, comunicaciones comunitarias, etc.
Resolución de conflictos: Si existieran conflictos entre los vecinos, un buen administrador de fincas se debe encargar de que estos problemas no vayan a mayores, y debe conciliar el ambiente si estuviera crispado. Por ejemplo, temas como el hecho de que haya vecinos molestos con ciertas situaciones, el hecho de tener vecinos morosos u otros temas, si contratamos un buen administrador podemos tener la tranquilidad de que el será quien haga las gestiones pertinentes para resolver estos asuntos.
Novedades: Si hay novedades en aspectos que incumben a la comunidad. Un buen administrador debe estar al día con todas las novedades existentes.
Asesoramiento jurídico y legal: Asesoraran a nuestra comunidad, sobre los asuntos jurídicos que haga falta, buscando las mejores soluciones y gestionando todo, sin descuidar la calidad.
Subvenciones Públicas: Si nuestra comunidad cumple requisitos para algún tipo de subvención pública, un buen profesional estará al tanto e informará a la comunidad de dicha subvención. Además, no sólo estará al día de las subvenciones, sino que también propiciará que se puedan hacer los trámites oportunos.
Habría muchas más razones por las que contratar a un buen profesional del sector, pero estas son sólo algunas. Así que, si tu comunidad no cuenta con Administrador de Fincas o se está pensando en cambiar, no lo dudes más y pídenos presupuesto sin compromiso. En Solufincas, estamos deseando poder ayudaros y facilitaros el trabajo, para que vuestra comunidad funcione lo mejor posible.
Puedes ver en otros artículos de nuestro blog, con más detalle, cuáles son las funciones y obligaciones del Administrador de Fincas en una Comunidad de Propietarios.
¿Es importante la FORMACIÓN y la EXPERIENCIA a la hora de la contratación?
Podemos decir un rotundo sí.
Al administrador no sólo le corresponden las obligaciones del artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal (elaborar la contabilidad, tramitar la reparación de las averías, ejecutar los acuerdos adoptados por la junta, realizar los pagos, redactar las actas y convocatorias como secretario de la comunidad…) y ejecutar las obras del artículo 10 de la Ley de Propiedad Horizontal, sino que además le corresponde gestionar por sí o por medio de terceros:
- Las inspecciones, revisiones y mantenimientos obligatorios: IEE, ascensores, instalaciones contraincendios, instalaciones de baja tensión, instalaciones térmicas, portones, depósitos de combustible …
- Cumplimentación de obligaciones fiscales por internet: modelo anual 347 (Operaciones con terceros por pagos a proveedores de más de 3.005,06 € anuales), modelo trimestral 111 y anual 190 (retenciones a cuenta del IRPF por pagos a empleados y profesionales), modelo anual 184 (atribución de rentas como subvenciones, alquileres, intereses …), modelo trimestral 303 y anual 390 (IVA por arrendamiento de instalaciones comunitarias), modelo 036 (alta y modificación de obligaciones censales) …
- Cumplir la normativa de protección de datos: registro de actividades de tratamiento, documento de seguridad y cláusulas informativas y contractuales, incluidas cámaras de seguridad y empleados. La comunidad de propietarios, como responsable del tratamiento, tiene que contar con un encargado de tratamiento que “ofrezca garantías suficientes para aplicar medidas técnicas y organizativas apropiados, de manera que el tratamiento sea conforme con los requisitos del presente Reglamento y garantice la protección de los derechos del interesado” (Art 28.1. del Reglamento 676/2016). Contratando un administrador de fincas colegiado la comunidad tiene la garantía de que el uso de los datos se va a ajustar a la normativa.
- Tramitación del certificado digital y dirección electrónica habilitada de la comunidad de propietarios, para relacionarse con las Administraciones Públicas y revisión diaria de los distintos buzones electrónicos (solicitud de licencias de obras, reserva de centros sociales para las juntas, cumplimentación de obligaciones fiscales y se seguridad social, solicitud de subvenciones, realización de cualquier tipo de petición a la administración, etc.). La falta del certificado digital de la comunidad puede dar lugar a que, transcurridos diez días desde la puesta a disposición de la notificación en el buzón electrónico correspondiente, sin que se descargue la notificación, se tenga por notificada sin necesidad de aviso o comunicación alguna por escrito o correo postal. De este modo, hay comunidades de propietarios que se han encontrado embargos de Hacienda por no atender los requerimientos puestos a su disposición en el buzón electrónico y sin posibilidad de recurso alguno.
- Tramitación de las licencias de obras por internet, obtención de las fichas técnicas y proyectos de dichas obras, contratación del director de la obra y coordinador de seguridad, elaboración de los contratos de obra, estudio de solvencia de las empresas seleccionadas, verificación del cumplimiento de obligaciones fiscales y laborales ….
- Gestión y tramitación de ayudas y subvenciones estatales, autonómicas, locales y privadas en eficiencia energética, accesibilidad, elaboración del IEE, rehabilitación, conservación de los edificios …
- Declaración, tramitación y seguimiento de los siniestros ante la compañía aseguradora, así como el envío de documentación y las reclamaciones que se vayan recibiendo y, en algunos casos, asunción directa de la ejecución de las obras de reparación que le corresponde realizar a la compañía.
- Gestión de los suministros del edificio: pedidos, control de consumos, cambio de comercializadora, ajustes de potencia y de tarifas … Así como, lectura de contadores individuales de las viviendas y facturación de consumos.
- Gestión de los empleados de fincas urbanas: contratación y cese, altas y bajas de seguridad social, cotizaciones a la seguridad social, elaboración de nóminas, prevención de riesgos, …
- Gestión de arrendamientos de elementos comunes: piso de portería, bajos, plazas y trasteros, antenas de telefonía, sala de transformadores eléctricos, … con la consiguiente redacción de contratos, actualización, modificación y resolución de estos, cumplimentación de obligaciones fiscales, elaboración de facturas, contabilización y atribución anual de las rentas entre todos los vecinos …
- Elaborar las cuentas de cada ejercicio y el presupuesto anual y controlar su cumplimiento. Por ello, será el encargado de manejar la cuenta de la comunidad, emitir los recibos de comunidad, gestionar las devoluciones, realizar las transferencias y revisar que los pagos sean correctos.
- Reclamar las cuotas de comunidad en vía extrajudicial y judicial, siempre que la Comunidad le faculte expresamente para ello en una junta tras liquidar la deuda del propietario deudor.
- Actuar como fedatario de la comunidad asistiendo a las juntas, redactando las actas, emitiendo certificados de deuda y de los acuerdos que se adopten, efectuando las notificaciones y los requerimientos, elaborando y enviando las convocatorias y actas de las juntas a todos los propietarios.
- Informar y asesorar al presidente de las reparaciones urgentes realizadas, a los propietarios de las cuestiones relativas a la comunidad y a la Junta de sus obligaciones y de la legalidad de sus acuerdos.
- Actuar como depositario de la documentación y demás objetos que reciba de la comunidad y conservar los mismos mientras se encuentre vigente su nombramiento.
No podemos olvidar que las obligaciones que imponen las administraciones públicas a las comunidades son cada vez mayores, para cuya atención adecuada se precisan conocimientos específicos y se hace necesario servirse de un profesional colegiado como Administrador de Fincas para evitar:
– Sanciones administrativas de la AEAT, AEPD, Inspección de Trabajo, Comunidades Autónomos, Ayuntamientos …
– Que el seguro del edificio no se haga cargo de los daños y responsabilidades que deriven del incumplimiento de normas, leyes, ordenanzas y reglamentos referentes al mantenimiento, revisión o conservación de viviendas y edificios y sus instalaciones.
– Incurrir en responsabilidades civiles y penales tanto la comunidad de propietarios como sus cargos, las cuales pueden llegar hasta prisión de uno a cuatro años en caso de imprudencia grave y resultado de muerte, conforme al art. 142 del Código Penal.
¿El COSTE del administrador es un factor importante para la contratación?
Desde el 27 de diciembre del 2009, hemos de decir que los administradores de fincas pueden cobrar de manera libre. Esto implica que los colegios profesionales no pueden establecer baremos o reglas sobre qué es lo que deben cobrar estos profesionales.
Así que, según esto, estaríamos hablando de que cada administrador cobrará según la ley de la oferta y la demanda, llegando a un acuerdo concreto con cada comunidad de propietarios para la que vaya a ofrecer sus servicios.
¿De qué puede depender las tarifas y honorarios del administrador?
- De la cantidad de horas. Haciendo un cómputo al finalizar el mes.
- Del tipo de comunidad, no será el mismo importe por cobrar por un administrador si hablamos de una comunidad que es simplemente un edificio pequeño, que una urbanización grande.
- De los servicios que ofrezca la comunidad, conserje, garaje, piscina, servicio de limpieza y un largo etcétera.
Evidentemente, cuanto más trabajo previsiblemente vaya a generar la comunidad, más elevado será el importe que esperará cobrar la Administración de la Finca.
“Nadie da duros a peseta”: Si una empresa cobra por debajo del coste de los recursos que son necesarios invertir para satisfacer realmente las necesidades de una Comunidad de Propietarios, difícilmente podremos esperar un servicio de calidad, ágil… y mucho menos transparente.
“Hay cazo”: Por desgracia, en este sector hay “profesionales” que se lucran con comisiones de mediación, lo que parece motivarles a centrarse en “sus ingresos” más que en “sus obligaciones” con el cliente a cuyos intereses debería dedicarse. Quien actúa así, difícilmente puede ser objetivo ni transparente. Si sospechan que este es el caso de su Comunidad, contacte con nosotros: le daremos herramientas para poderlo detectar y actuar en consecuencia.
En resumen, teniendo en cuenta lo dicho, podemos decir que, si contamos con un buen administrador en la Comunidad de Propietarios, con frecuencia su coste es una inversión de la que obtenemos un retorno en forma de ahorros en muchas otras partidas de gastos de la comunidad, y también en ahorro de problemas y disgustos desagradables. Por eso es en este servicio de la Comunidad en particular, muy importante no escatimar en el presupuesto para que no tengamos problemas. Sobre todo, se debe contratar a un buen profesional del sector, con buenas referencias, con experiencia… que nos de tranquilidad al saber que la comunidad está en buenas manos.
Te recomendamos eches un ojo a los artículos relacionados con las funciones del Administrador de la Comunidad, o sobre cómo cambiar de Administración de Fincas.
Recuerda que siempre puedes acudir a Solufincas Administración de Fincas con cualquier duda que te pueda surgir al respecto tanto en este tema como en muchos otros relacionados con tu Comunidad. Somos especialistas en Comunidades de Propietarios y nos avalan años de experiencia. Si aún no eres nuestro cliente, pídenos un presupuesto sin compromiso. Estaremos encantados de ayudarte sea cual sea tu necesidad. Y por supuesto, si quieres cambiar de administrador, podemos guiarte en los pasos a dar.
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