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¿Qué hace un administrador de fincas?
Es habitual que muchos de los propietarios que forman parte de una comunidad no tengan conocimientos de cuáles son exactamente las funciones de un Administrador de Fincas. Lo vemos a diario. Es por eso por lo que, desde este artículo queremos responder a ese interrogante: ¿Qué hace un Administrador de Fincas?
Pues bien, en primer lugar, la característica más importante que debe tener un administrador de fincas la de hacer y saber comunicar una gestión transparente y clara de los asuntos comunitarios. Entre otras razones, porque será el encargado de manejar las finanzas de una comunidad de propietarios.
Debido al nivel de responsabilidad del cargo, es importante que desde el principio se deje claro cuáles son las funciones del administrador. Esto evitará, que en un futuro se generen problemas o malentendidos por la falta de comunicación o de transparencia.
Principales funciones de un Administrador de Fincas en una Comunidad de Propietarios
Desde Solufincas nuestro principal objetivo es ayudarte en todo lo que podamos. Por eso, a continuación, te presentamos, bien desglosado, cuáles son las funciones del Administrador de Fincas, dependiendo del área de trabajo:
Funciones del Administrador en el área económica, contable y de asesoría
- Facturación y cobro a través de domiciliación bancaria de los recibos, fijados por la comunidad de propietarios, por cuotas ordinarias y extraordinarias.
- Control de los fondos que maneje, dejando claro que ese dinero siempre estará a disposición de las personas autorizadas por la comunidad de propietarios, que posean firma bancaria.
- Administración y cobro de los recibos generados y que estén pendiente de pago.
- Actualización de la contabilidad de la comunidad de vecinos, dejando claro siempre la periodicidad con que debe hacerse y presentarse informes contables. Esa información debe ser suministrada al presidente de la comunidad y a cualquiera de los propietarios que la solicite.
- Elaboración del presupuesto anual.
- Verificar que se cumplan los acuerdos adoptados por la junta de propietarios.
- Revisión de todos los contratos, para que las actividades de la comunidad se desarrollen de forma correcta y sin riesgos legales (servicios, obras de reparación o mantenimientos).
- Asesoramiento a la Comunidad de Propietarios siempre que sea solicitado por los propietarios.
Funciones del Administrador en el área de secretaría
- Elaboración y envío de las convocatorias para que se realicen las reuniones, bien sea de carácter ordinario o extraordinario. Para eso, es necesario que sepa cuándo y cómo deben ser enviadas a los vecinos la información adjunta a la convocatoria.
- Ayudar a la junta, en el desarrollo de las reuniones, bien sean ordinarias o extraordinarias. Redactar del Acta de la Junta, la cual debe ser firmada por él mismo, quien cumple con la figura de secretario. Además, debe transcribir todos los puntos en el libro de actas y enviar copia a todos los propietarios.
- Elaboración y envío de circulares, cartas, requerimientos, notificaciones y documentos importantes a los propietarios, así como a los organismos oficiales, proveedores, acreedores, entre otros.
- Firmar los certificados de deudas, para compraventas o para que luego puedan ser usados en el caso de que se llegue a necesitar intervención judicial.
- Actualización y protección de los datos, en forma digital o física, de los propietarios que componen la comunidad, registrando los cambios tanto domiciliarios y a efectos de notificaciones, como de titularidad de los inmuebles.
- Custodia del libro de actas, asegurando además la conservación por 5 años de las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos importantes.
- Protección de todos los datos de carácter personal de los que se disponga, siempre según lo estipulado por la ley.
- Mantenimiento y gestión de toda la documentación y, en el caso, de que los vecinos lo necesiten, compartirla con ellos en el momento que lo requieran y compartirla en tiempo real y cómodamente con los vecinos. Por ejemplo, como lo hacemos en nuestro acceso desde nuestra web, aquí.
Funciones del Administrador en el área de gestión
- Contratación de nuevos servicios y suministros, o renovación de los antiguos, según lo autorizado por los propietarios y miembros de la junta.
- Verificar y resolver cualquier tipo de avería dentro del inmueble, haciendo lo necesario para resolver el problema, utilizando los servicios técnicos recomendados por la junta de propietarios, siempre tomando en cuenta las preferencias de los vecinos y la legalidad aplicable a cada caso.
- Seguimiento de accidentes, siniestros, o problemas dentro de la comunidad. Siempre de la mano de la compañía de seguros, en el caso de existir. En el caso de ser necesario, involucrar a las autoridades, por ejemplo, si se dan casos de robos, actos vandálicos, o algún otro tipo de delito o incumplimiento de normas legales, que atente contra la seguridad y bienestar de los propietarios de la finca.
- Control administrativo de las obras y trabajos de conservación y mantenimiento ordinario, gestionando presupuestos de los servicios con los diversos proveedores o técnicos.
Todo lo expuesto anteriormente debe dejarse claro al contratar los servicios de un administrador de Fincas. Esto permitirá que desde el principio se conserve una buena y consolidada interacción entre el administrador y la comunidad, y así reducir los potenciales conflictos con la comunidad de propietarios. También te puede interesar nuestra guía para cambiar de administrador
Desde Solufincas, estamos capacitados para ayudarte a administrar tu finca. Contamos con profesionales capacitados en todas las áreas, que te facilitarán todo el trabajo. Nosotros, entendemos y tenemos bien claro cuáles son las funciones que debemos cumplir para que todo funcione correctamente en la comunidad. No esperes más y ponte en contacto con nosotros. Sabemos muy bien lo que necesitas y, sobre todo, como darte SOLUCIONES para las necesidades de tu Comunidad.