En todas las comunidades de propietarios surgen, tarde o temprano, las mismas preguntas:
¿Quién manda realmente en la comunidad? ¿El presidente o el administrador de fincas? ¿Qué funciones tiene cada uno? ¿Y quién responde legalmente si ocurre algún problema?
La Ley de Propiedad Horizontal (LPH) establece claramente las competencias y obligaciones de ambos cargos, pero en la práctica, muchas comunidades confunden sus papeles. El resultado suelen ser malentendidos, duplicidad de tareas o, en el peor de los casos, conflictos vecinales.
En este artículo te explicamos de forma clara y completa las diferencias entre el presidente y el administrador de fincas, sus responsabilidades legales, cómo deben colaborar y cuáles son las buenas prácticas de gestión para evitar errores y garantizar una convivencia eficiente.
Índice
1. Qué dice la ley sobre el presidente y el administrador
La Ley de Propiedad Horizontal, en sus artículos 13 y 20, regula la existencia de ambos cargos dentro de la estructura de una comunidad de propietarios.
Estos dos artículos son la base legal para entender sus diferencias.
El presidente: representación legal de la comunidad
Según el artículo 13.3 de la LPH,
“El presidente será nombrado entre los propietarios, mediante elección o, subsidiariamente, por turno rotatorio o sorteo. El nombramiento será obligatorio, y podrá solicitarse su relevo ante el juez si existen causas que lo justifiquen.”
Esto significa que toda comunidad debe tener un presidente, que debe ser necesariamente un propietario. Su función principal es representar legalmente a la comunidad frente a terceros, tanto en gestiones administrativas como judiciales.
El administrador: gestión técnica y contable
El artículo 13.6 y el 20 de la LPH establecen que el administrador será designado por la junta de propietarios y podrá ser un propietario o una persona ajena a la comunidad, incluso un profesional.
Sus funciones incluyen:
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Velar por el buen régimen de la casa y sus instalaciones.
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Atender la conservación y mantenimiento del edificio.
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Preparar el plan de gastos y medios para cubrirlos.
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Ejecutar los acuerdos de la junta.
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Actuar como secretario y custodiar documentación, si así se decide.
Por tanto, el administrador no representa legalmente a la comunidad, pero sí gestiona su funcionamiento diario y contabilidad.
2. Funciones del presidente de la comunidad
El presidente es el representante legal y político de la comunidad de propietarios. Su papel es esencialmente institucional: habla y actúa en nombre de todos los vecinos.
Sus funciones, según la ley y la práctica, son las siguientes:
1. Representación legal
El presidente firma contratos, representa a la comunidad en juicios y ante organismos públicos, y defiende sus intereses.
Por ejemplo, si la comunidad tiene que demandar a un propietario moroso, será el presidente quien figure como representante legal en la demanda.
2. Ejecución de acuerdos de la junta
Una vez la junta de propietarios adopta decisiones (por mayoría simple o cualificada), el presidente se encarga de velar por su cumplimiento, apoyado por el administrador. No obstante, en armonía con el artículo 20 supracitado, a quien pueden exigir el cumplimiento de los acuerdos adoptados en Junta General es al administrador, aun cuando este deberá hacerlo siempre supeditado y en coordinación con las indicaciones y criterios (dentro de los parámetros encomendados por la Junta General) que detalle el presidente.
3. Convocatoria de juntas
El presidente tiene la competencia exclusiva de convocar juntas ordinarias y extraordinarias, firmar las actas y aprobar el orden del día.
También puede incluir puntos propuestos por los propietarios o el administrador. En la práctica es el administrador quien se encarga del envío de convocatorias y actas, pero la firma de visto bueno de éstas corresponde al presidente, por ser normalmente quien ejerza a su vez como presidente de las juntas que se celebren.
4. Mediación entre vecinos
A menudo, el presidente actúa como mediador informal en conflictos vecinales (ruidos, morosidad, obras, etc.), procurando soluciones amistosas antes de acudir a instancias judiciales.
5. Custodia simbólica de la comunidad
Aunque la documentación la gestiona el administrador, el presidente es el referente institucional ante cualquier incidencia: es quien responde ante la policía, el ayuntamiento o los juzgados.
6. Responsabilidad
El cargo de presidente es obligatorio y gratuito, aunque puede ser renunciado ante la junta general o el juez si existen motivos justificados (enfermedad, residencia lejana, edad avanzada). Ver artículo específico en nuestro blog.
En caso de negligencia o actuación fuera de los acuerdos comunitarios, puede incurrir en responsabilidad civil o penal.
3. Funciones del administrador de fincas
El administrador es el gestor técnico, contable y operativo de la comunidad. Su papel es garantizar que todos los servicios funcionen correctamente y que la economía vecinal esté en orden.
Si el presidente representa, el administrador ejecuta y mantiene el equilibrio económico y funcional.
El Administrador puede ser una persona física (hombre o mujer) o una persona jurídica (una sociedad mercantil). Solo un Administrador de Fincas COLEGIADO puede identificarse a sí mismo como «Administrador de Fincas«, lo que es sinónimo de garantía de titulación y cualificación profesionales adecuadas, con el consiguiente respaldo colegial y de los correspondientes seguros profesionales específicos. En ocasiones otros profesionales, legalmente identificados como INTRUSOS profesionales, se aventuran a ejercer como «Administradores», pero no pueden identificarse como «Administradores DE FINCAS». Si lo hacen, se arriesgan a acciones legales en su contra, por no estar Colegiados en el Colegio profesional correspondiente.
1. Gestión contable y financiera
Lleva la contabilidad, cobra las cuotas, paga a proveedores, emite presupuestos y presenta balances anuales.
Debe informar con transparencia y conservar la documentación justificativa.
2. Mantenimiento y conservación
Contrata y supervisa empresas de limpieza, jardinería, ascensores, seguros o conserjería. También gestiona reparaciones urgentes e inspecciones técnicas (ITE, ascensores, calderas…).
3. Ejecución de acuerdos
Una vez aprobados por la junta, el administrador se encarga de ponerlos en marcha: solicitar presupuestos, contratar servicios (dentro de los parámetros y directrices indicados por la Junta General y por la Junta de Gobierno) o comunicar decisiones a los propietarios.
4. Asesoramiento legal y técnico
Un administrador de fincas profesional (la colegiación garantiza la cualificación y solo un Administrador de Fincas COLEGIADO puede identificarse como «Administrador de Fincas») asesora al presidente y a los propietarios sobre normativa vigente, subvenciones, obras o contratación.
Por ejemplo, en comunidades con ascensores antiguos o fachadas con riesgo, informa sobre los plazos de actuación y ayudas disponibles.
5. Comunicación continua
El administrador es el punto de contacto diario entre los vecinos y la gestión. Atiende reclamaciones, incidencias y solicitudes, manteniendo la relación activa entre los distintos actores.
4. Principales diferencias entre el presidente y el administrador
| Aspecto | Presidente de la comunidad | Administrador de fincas |
|---|---|---|
| Designación | Obligatorio. Elegido entre los propietarios. | Designado por la junta, puede ser externo. |
| Naturaleza del cargo | Representativo y legal. | Técnico y administrativo. |
| Remuneración | Gratuito. | Remunerado (si es profesional). |
| Duración | 1 año (salvo que los estatutos indiquen otro plazo). | Según contrato, hasta su revocación o renuncia. |
| Responsabilidad legal | Representa a la comunidad ante terceros y tribunales. | No representa legalmente; responde ante errores de gestión. |
| Funciones | Convocar juntas, mediar y firmar contratos. | Ejecutar acuerdos, gestionar contabilidad, mantenimiento, pagos y asesoramiento. |
| Quién puede ejercerlo | Solo un propietario. | Cualquier persona o empresa designada, normalmente colegiada. |
En resumen:
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El presidente representa y supervisa.
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El administrador gestiona, ejecuta y asesora.
Ambos son necesarios y complementarios, pero sus responsabilidades son diferentes.
5. Cómo se relacionan y deben trabajar juntos
El buen funcionamiento de una comunidad depende, en gran parte, de la coordinación entre el presidente y el administrador.
Aunque el presidente tiene autoridad para actuar en nombre de la comunidad, su gestión diaria sería inviable sin el apoyo técnico y administrativo del administrador.
Comunicación constante
El administrador debe informar al presidente de cualquier incidencia relevante (impagos, averías, notificaciones legales) y consultarle antes de ejecutar gastos extraordinarios.
Así, por ejemplo, en Solufincas lo habitual es pedir el visto bueno al Presidente y a la entera Junta de Gobierno antes de aceptarse o efectuarse pagos a reparadores.
El presidente, por su parte, debe dar directrices claras y canalizar las decisiones de los vecinos a través de la junta.
Toma de decisiones
El presidente no puede decidir unilateralmente cuestiones importantes sin acuerdo de la junta (por ejemplo, obras, presupuestos o cambios de proveedor).
El administrador tampoco puede actuar por cuenta propia, salvo en casos de urgencia (como fugas o averías que pongan en peligro el edificio).
Transparencia y rendición de cuentas
Ambos deben rendir cuentas ante la comunidad:
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El presidente presenta los resultados anuales en la junta.
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El administrador aporta los informes contables y técnicos que los respaldan.
- Por lo general los pagos a los proveedores de la comunidad se efectúan por domiciliación bancaria o por transferencia. Esto último requiere de la firma conjunta de la orden: normalmente firmando el Administrador y el Presidente. De este modo ambos están dando su conformidad al pago; lo que obviamente implica la coordinación entre ambos cargos.
Cuando esta relación se basa en confianza y profesionalidad, la comunidad funciona de forma estable, transparente y sin conflictos.
6. Conflictos habituales entre presidente y administrador
Aunque sus funciones están bien definidas, los conflictos surgen cuando alguno invade competencias ajenas o falta comunicación.
Algunos de los casos más comunes son:
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El presidente quiere aprobar gastos sin pasar por la junta.
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El administrador toma decisiones sin consultar al presidente.
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Falta de transparencia en las cuentas o demoras en la información.
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Confusión sobre quién debe firmar contratos o denuncias.
La solución siempre pasa por revisar los estatutos, reforzar la comunicación y, si el problema persiste, someterlo a votación en junta.
Por lo general, en las comunidades de propietarios se cuenta también con la figura de uno o varios Vicepresidentes, y de otros vocales. Todos ellos, junto con el Presidente de la Comunidad, integran la Junta de Gobierno. En las comunidades administradas por Solufincas es frecuente que, en situaciones en las que surgen discrepancias, se recaben las opiniones y votos de todos los miembros de la Junta de Gobierno, como forma de buscar un respaldo o consensuar un criterio mayoritario por parte de los representantes comunitarios, de modo que se diriman las diferencias y se concreten las decisiones y pasos a seguir, sabiendo cual es la opinión del Presidente y la orientación del Administrador que, recordemos, no tiene voto, pero sí la responsabilidad de aconsejar y asesorar.
En última instancia, si el conflicto es grave, la comunidad puede cesar al administrador o sustituir al presidente. Para ello, deberá proponerse la revisión de sus cargos en Junta General de propietarios.
7. ¿Cuándo conviene contratar un administrador profesional?
Aunque la ley permite que un vecino asuma la administración, en la práctica resulta viable solo en comunidades muy pequeñas (y sin complejidades ni situaciones de conflictos internos).
A partir de cierto tamaño o complejidad (ascensores, personal, obras, subvenciones), la autogestión puede generar errores costosos.
Por ejemplo:
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No realizar inspecciones obligatorias.
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Pérdida de subvenciones por documentación incorrecta.
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Impagos mal gestionados.
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Falta de transparencia o control presupuestario.
- Errores en el cálculo y cobro de cuotas y derramas.
- Carencia de Certificado Digital y Dirección Electrónica Habilitada.
Un administrador de fincas colegiado garantiza profesionalidad, cobertura jurídica y eficiencia en la gestión, además de una comunicación fluida entre el presidente y los vecinos.
Importante: Cuando un administrador es transparente y NO COBRA COMISIONES, normalmente dará a elegir a la Junta de Gobierno y al Presidente para que sea la Comunidad la que seleccione entre varios ofertantes a quien debe adjudicarse un trabajo o un contrato. Así, lo sano es que el administrador NO ELIGE a la empresas o profesionales que trabajan para la comunidad, sino que lo hace ésta misma a través de su presidente.
Puede haber profesionales de gremios asociados a otras ramas económicas o del derecho que se aventuren a ejercer como Administradores, pero nunca podrán identificarse como Administradores de Fincas, pues no lo son al no estar colegiados en el Colegio profesional específico correspondiente. Solo quienes pueden identificarse con su numeración exclusiva como Administradores de Fincas Colegiados, gozan del respaldo colegial, de sus asesorías técnicas y jurídicas y de la protección de los seguros colectivos. Además, en caso de conflicto, las comunidades que no cuentan con Administradores de Fincas Colegiados, no podrán acudir a la vía gratuita de la mediación o el arbitraje, viéndose obligadas a asumir los gastos procesales de la vía judicial, cuando tratan con profesionales NO Colegiados.
8. Responsabilidad civil y penal de ambos cargos
Presidente
El presidente puede responder civilmente por negligencia, abuso de poder o decisiones contrarias a la ley o los estatutos.
Por ejemplo, firmar un contrato sin aprobación de la junta, o no convocar reuniones en los plazos previstos.
Administrador
El administrador responde por errores de gestión, omisiones o perjuicios económicos a la comunidad.
Sin embargo, los administradores colegiados están protegidos por seguros de responsabilidad civil que cubren posibles daños derivados de su actividad. Cuando se trata de los seguros colectivos propiciados por el Colegio de Administradores de Fincas, las coberturas protegen a las comunidades administradas por Colegiados, de situaciones que pudieran ser debidas a errores o incluso a mala fe por el profesional asegurado.
Ambos deben actuar con diligencia y buena fe, documentando sus decisiones y manteniendo la trazabilidad de cada gasto o acuerdo.
9. Conclusión: colaboración, no jerarquía
En las comunidades de propietarios no existe una relación de jerarquía entre el presidente y el administrador, sino de colaboración.
El presidente representa y supervisa, mientras que el administrador gestiona y ejecuta.
Ambos son indispensables: uno aporta legitimidad y otro eficiencia.
La clave está en el equilibrio entre autoridad legal y gestión profesional, garantizando que la comunidad funcione con transparencia, seguridad y tranquilidad.
Una comunidad con un presidente implicado y un administrador competente evita conflictos, optimiza recursos y cumple siempre la ley.
❓ Preguntas frecuentes
¿Quién tiene más poder, el presidente o el administrador?
El presidente tiene la representación legal de la comunidad. El administrador solo gestiona, aunque su opinión técnica tiene peso.
¿El administrador puede firmar contratos?
Solo con autorización del presidente o acuerdo de la junta.
¿El presidente puede despedir al administrador?
No de forma unilateral. Debe aprobarse en junta por mayoría simple.
¿Es obligatorio tener ambos cargos?
Sí, aunque en comunidades pequeñas pueden acumularse en un mismo propietario.
¿Quién responde ante una negligencia?
Cada uno en su ámbito: el presidente por decisiones ilegales; el administrador por errores de gestión.
