Las reuniones de vecinos son una excelente oportunidad para que todos los vecinos de una comunidad se puedan conocer, saber las opiniones que se tienen en diferentes temas relacionados con la comunidad de vecinos e incluso discutir sobre los asuntos que repercuten en la comunidad.

Igualmente pueden ser buenas oportunidades para hacer seguimiento y evaluación de los servicios de la finca o del estado de ejecución de acuerdos adoptados en anteriores reuniones de vecinos.

Desde Solufincas vamos a analizar cinco consejos para tener en cuenta para poder tener una reunión de vecinos efectiva y lograr mantener una convivencia pacífica.

Así que, cuando recibamos convocatorias de Junta, veámoslas como invitaciones a reuniones provechosas, útiles en las que podemos aportar por el bien común y para una mejor gestión de problemas comunes.

Preparar una reunión de vecinos efectiva

Para poder estar al día de lo que sucede dentro de una comunidad de vecinos, es esencial organizar y preparar reuniones de vecinos, sean estas presenciales o virtuales, siempre dentro de los parámetros marcados por la Ley de Propiedad Horizontal.

Dichas reuniones están enfocadas entre otras cosas a que los vecinos puedan discutir asuntos que son importantes y que afectan a la comunidad y, en consecuencia, poder tomar decisiones al respecto.

Para poder preparar una reunión y organizarla lo primero que se debe decidir es qué temas se van a tratar en dicha reunión y, si es necesario, a qué profesionales invitar a participar, en alguno de los puntos propuestos en la convocatoria.

Una vez que se haya establecido la fecha, y el orden del día, se debe convocar a los vecinos, mediante esas invitaciones a reuniones que normalmente llamamos las Convocatorias de Juntas Generales.

Así, por ejemplo, si se trata de una Junta General, deberán cumplirse los requisitos expuestos en la Ley de Propiedad Horizontal, citándose a cada propietario mediante comunicación remitida a su dirección facilitada a estos efectos a quien ejerza las funciones de los secretarios.

Hasta hace poco esto implicaba el envío de una convocatoria a la dirección postal (dentro o fuera de la finca), pero, ya hace unos años que, existiendo acuerdo de junta general validándolo, es posible el envío de citación a la dirección electrónica facilitada por cada propietario.

Y esto es así, porque la propia Ley de Propiedad Horizontal no detalla que las invitaciones a reuniones deban emitirse, necesariamente en soporte papel, pudiendo, como así confirma la Jurisprudencia de los últimos años, enviarse invitaciones a reuniones, a direcciones electrónicas y no únicamente presenciales o postales.

Durante la reunión es muy importante mantener un buen ambiente para que todos los vecinos sientan la libertad de poderse expresar sin que se les interrumpa (aunque esto no resulta nada fácil en ocasiones). El Secretario de la Junta intentará mantener el orden, moderando la reunión, y concediendo la palabra a unos y a otros de forma ordenada, propiciando que no se repitan vez tras vez las mismas cosas y rogando a los asistentes que escuchen a quienes participan.

El momento ideal para que se haga dicha reunión dependerá de los temas o asuntos a tratar y también del número de vecinos que se prevea que van a asistir. Cuantos más vecinos asistan a la reunión y participen, más tiempo se necesitará para abordar los diferentes temas que haya y así lograr una más eficaz gestión de los problemas comunes que surjan. Por ello, es bueno elegir un horario más o menos disponible para todos los participantes.

Así, por ejemplo, puede haber asuntos inaplazables por época (como asuntos previos a la apertura de la piscina), o por vencimiento o caducidad de plazos (como acuerdos de reclamaciones judiciales, subsanación de deficiencias detectadas en inspecciones periódicas, u otros).

Si se va a abordar un tema en particular, en este caso, quizás no sea necesario programar mucho tiempo para la reunión.

El lugar en el que se realice la reunión deberá ser lo suficientemente grande para que todos los vecinos estén cómodos.

En las fincas que cuentan con sala comunitaria, con buena distribución y espacio suficiente, será aconsejable su uso. Sin embargo, también pueden ser aprovechables espacios comunes como el patio-jardín (si la climatología e iluminación lo permiten) o el mismo garaje (por ejemplo, si es época de más frío) en zona bien iluminada y poco tránsito de vehículos.

Como siempre, el uso de reuniones virtuales es posible para tratar aquellos asuntos que no requieran de aprobación en junta general por imperativo de norma legal, siempre acorde a los requisitos para cada asunto marcados por la Ley de Propiedad Horizontal.

Igualmente, en muchas ocasiones se puede hacer uso de reuniones virtuales previas a recogidas de votos en reuniones presenciales con asistencia de representantes comunitarios, cumpliéndose así los requisitos legalmente establecidos, al tiempo que se facilita la participación y asistencia de un mayor número de vecinos (por ejemplo, en fechas vacacionales en las que los vecinos ausentes de la finca se conectan desde su lugar de vacaciones).

En SOLUFINCAS tenemos amplia experiencia y medios y recursos adecuados para adaptarnos a cada tipo de reunión en función de la tipología y circunstancias de cada Comunidad.

Mantener una comunicación efectiva

Es fundamental el mantener una buena comunicación para que la reunión fluya. De hecho, suele suceder en ocasiones que si no se tiene una comunicación efectiva surgen problemas o discusiones.

Para poder mantener una comunicación efectiva te damos una serie de consejos:

  1. Cuando quieras expresar tu opinión o comunicarte con los demás vecinos, ten en cuenta que cada vecino es diferente y que cada persona tiene una capacidad distinta tanto para expresar sus ideas como para comunicarse. Así te aconsejamos armarte de paciencia, para así poder mantener respeto mutuo entre todos los vecinos.
  2. Muestra empatía.
  3. Respeta y escucha. A veces, sucede que se tienen tantas ganas de que los demás conozcan nuestras opiniones o ideas que olvidamos que existe un turno de palabra. Con frecuencia, si escuchamos, otros dirán antes que nosotros lo que ya nosotros podemos evitar repetir. Esto será muestra de respeto a quienes ya lo hayan expresado, así como al tiempo del resto de asistentes, que no necesitarán normalmente escuchar una y otra vez lo mismo, sino invertir el tiempo en avanzar en la toma de decisiones y consideración de otros asuntos durante la reunión.
  4. Hay que proponer, y no imponer, las ideas que se tengan. Si se sabe de algo que no esté funcionando correctamente propón soluciones efectivas, argumentando y dejando que los demás también se puedan expresar al respecto. Hay que evitar a toda costa crear mal ambiente o conflictos innecesarios.
  5. Las reuniones de propietarios no son el foro para “vendettas” entre vecinos o para desquitarse con alguien por diferencias personales. Si lo haces, los demás acabarán notándolo, y habrás desaprovechado la oportunidad para ganarte su respeto y atención.

Mantener un ambiente de respeto y tolerancia

Para que una reunión de vecinos sea efectiva se requiere la colaboración vecinal y mantener un buen comportamiento, evitando los posibles conflictos comunitarios que se pueden tener.

El cumplimiento de estos consejos y ser respetuosos y tolerantes, hará que se pueda llegar a acuerdos comunitarios entre todos y exista una toma de decisiones conjunta y una más exitosa gestión de problemas comunes.

Tomar decisiones eficientes

Referente a la toma de decisiones y que sean efectivas, tenemos que decir que los acuerdos en junta están sujetos a una serie de normas impuestas por distintos artículos de la Ley de Propiedad Horizontal. Lo siguiente es un mero resumen, y de carácter general, pero hay muchas excepciones y condicionantes que el Administrador de Fincas Colegiado presente en la reunión deberá tener en cuenta a la hora de computar correctamente los votos y ofrecer el correcto desenlace de cada votación:

Nota adicional: Debe recordarse que en la generalidad de los acuerdos se exige que la mayoría (sea cual sea el porcentaje preciso en cada caso) sea mayoría doble, es decir, mayoría de votos y mayoría de sumatorio de coeficientes de participación representados por esos votos.

Hacer seguimiento a los acuerdos tomados

Una vez que se ha acordado una serie de decisiones, es importante realizar una evaluación de aquello que la comunidad pretende conseguir o solucionar y hacer el seguimiento correspondiente para que se lleven a buen término y tenga éxito. Es decir, para que las reuniones realmente cumplan su propósito, debemos entender como una necesidad hacer seguidamente seguimiento y evaluación de los acuerdos alcanzados.

Esto será posible gracias a la recopilación de ideas que se hayan expresado durante la reunión. Es fundamental que exista dicho seguimiento para que todo llegue a buen puerto.

En el caso de las Comunidades de Propietarios esto se logra mediante una correcta y rigurosa redacción del acta que reflejará los acuerdos adoptados, y la ejecución de éstos por parte de la Administración de la Finca, que tiene esta función entre sus cometidos.

Conclusión

Podemos concluir diciendo que las reuniones de vecinos son, jurídicamente, un órgano de gobierno soberano (y así se definen por la propia Ley de Propiedad Horizontal), pero que no se pueden realizar de cualquier manera, sino que deben llevar un orden y una preparación anterior (incluso antes del envío de las invitaciones a reuniones) así como seguimiento y evaluación posterior.

La Administración de Fincas dedica mucho tiempo y recursos para tener con antelación toda la información y documentos que los propietarios necesitarán conocer para poder tomar buenas decisiones y lograr una óptima gestión de problemas comunes.

Durante la reunión, se espera que todos los vecinos puedan colaborar y mantener el respeto y tolerancia, en beneficio de todos, y no con actitud de “salirse con la suya” o demostrar a los demás “cuanto sé” o “lo listo que soy”. Lo contrario no solo dificultará el desarrollo de la reunión, sino que, además, nos pondrá en evidencia ante el resto de los vecinos que, acabarán identificándonos como “el vecino cansino”, y aún peor, quizás se sientan desanimados para asistir a las siguientes juntas.

En Solufincas siempre apostamos por la vía de la buena comunicación y por una convivencia pacífica.

Esperamos que esta información te haya sido útil. Recuerda que siempre puedes acudir a Solufincas Administración de Fincas para ayudarte con cualquier duda que te pueda surgir al respecto tanto en este tema como en muchos otros con relación a tu hogar y tu Comunidad. Somos especialistas en Comunidades de Propietarios y en la Ley de la Propiedad Horizontal y nos avalan años de experiencia. Si aún no eres nuestro cliente, pídenos un presupuesto sin compromiso. Estaremos encantados de ayudarte, sea cual sea tu necesidad. Y por supuesto, si quieres cambiar de administrador, podemos guiarte en los pasos a dar.